Työyhteisössä sosiaalista verkkoa käyttävän on syytä huomioida millaista tietoa siellä jakaa, tieto ei saa olla loukkaavaa eikä kohdistua kehenkään henkilöön ilman asianomaisen lupaa. Valokuvien jakamisessa on huomioitava, että on pyydettävä lupa kuvan jakamiseen kuvassa olevilta ihmisiltä. Kenenkään toisen tekemää tai laatimaa tiedostoa ei saa jakaa ilman asianomaisen lupaa ja silloinkin siihen on hyvä laittaa lähde näkyville.
Avoimuuden ja läpinäkyvyyden etuja on esimerkiksi se, että maailmasta tulee helpompi elää ja saamme laadukkaampaa palvelua, kun sosiaalinen media kerää meidän verkkokäyttäytymisestä erilaisia tietoja. Mainokset ja markkinointi pystytään kohdistamaan oikein. Avoimuuden haittoina mainittakoon, että emme koskaan voi varmasti tietää, mille taholle ja mihin tarkoitukseen tietomme lopulta päätyy. Meidän omat kiinnostuksen kohteet eivät ehkä ole samoja kuin esimerkiksi Amazonin, vaikka olisi ollut asiakkaana heillä jo pitkään, niin he voivat silti tarjota aivan vääränlaisia tuotteita meille. Tietoja voidaan kerätä monenlaisiin tarkoituksiin.
Mielestäni sosiaalisessa mediassa varovaisuus on kuitenkin aina paikallaan, kannattaa miettiä mitä tietoja itsestään antaa millekin taholle. Ovatko tiedot tarpeellisia. Millaisia tietoja hyväksyy jaettavaksi. Työyhteisön kannalta henkilökohtaisten tietojen jakaminen on hyödyllistä esimerkiksi silloin, että asiakkaat osaavat ottaa yhteyttä oikeaan henkilöön. On kuitenkin hyvä, jos jokainen yritys voisi itse valita avoimuutensa tason ja päättää, mitä jaetaan avoimesti.
Ellei henkilökohtaisia tietoja suojata, niin silloin tiedot voivat päätyä helposti vääriin käsiin tai väärään foorumiin. Missä henkilökohtaisen tiedon jakamisen kynnys ylittyy ja miten rajanvetoa tehdään. Halutaanko enemmän julkisuutta tai suojata yksityisyyttä. Joka paikassa meistä kerätään tietoa eli tiedon keruusta ei voi välttyä. Google säilyttää kaikki haut, mitä olet joskus hakenut. Jokainen elää nykypäivänä akvaarioelämää, siltä ei voi juuri kukaan välttyä. Jokainen voi onneksi kuitenkin vielä itse valita mitä haluaa jakaa Facebookissa tai jossain muussa sosiaalisen median kanavassa. Toiset haluavat jakaa tietoa itsestään ja omista tekemisistään enemmän, kun taas toiset eivät jaa oikeastaan juuri mitään. Nykypäivänä eletään markkinataloudessa ja henkilökohtaisia tietoja kerätään suurimmaksi osaksi markkinoinnin kohdistamiseen. Nykyoloissa avoimuus on strategiana parempi kuin se, että yrittää sitä estää. Me voidaan kuitenkin onneksi itse, omalla käyttäytymisellämme vaikuttaa tietoon, mitä meistä tallentuu.
Niin sosiaalisessa mediassa kuin elämässä yleensäkin, on hyvä muistaa käyttäytymissäännöt ja toisen huomioon ottaminen toukokuussa 2018 voimaan tulleiden tietosuojasäädösten lisäksi.
Seuraavana mielenkiintoisia tietosuojaa käsitteleviä linkkejä Twitteristä ja LinkedInstä:
Facebookia ja Googlea syytetään jo nyt GDPR-asetuksen rikkomisesta – edessä voi olla jopa 7,6 miljardin sakot
Tutkittavan oikeudet koulutus Kelan henkilökunnalle
Kesällä ennusteiden mukaan uusi tietosuojahyökkäys
Moitteet viranomaisille avoimuuden puutteesta: Julkisuuslakia ei tunneta ja tietosuoja-asetus jyrää sen yli, oikeusasiamies sanoo
Kaikki sallittua politiikassa ja markkinoinnissa? Läpinäkyvyys on avainsana, kun puhutaan datakohdennuksista
GDPR: Henkilötietojen siirrot
Digitaalinen identiteetti
Digitaalisella identiteetillä tarkoitetaan tietoa, joka on internetissä ja liittyy sinuun. Voi olla vaarana, että alamme rakentamaan omaa todellisuuttamme verkosta löytyvien tietojen mukaiseksi. Kaikki meistä verkosta löytyvä tieto ei ole kuitenkaan totta. On mielenkiintoista huomata esimerkiksi Facebookissa, miten monet rakentavat siellä aivan toisenlaista todellisuutta elämästään, mitä se ei kuitenkaan oikeasti ole. He haluavat antaa paremman kuvan elämästään muille sosiaalisen median kanavien kautta. Silloin onkin usein kysymys "ihanneminän" luomisesta, illuusiosta eli kuvitelmista, asioista miten ne voisivat olla, eivätkä silti todellisuudessa niin olekaan.
Itsestäni omalla nimelläni tietoja Googletettaessani, minusta ei löytynyt kovin paljoa tietoa. Hämmästyin kuitenkin sitä, miten monella ulkomaalaisella olikaan sama sukunimi kanssani Facebookissa. Valokuvia minusta löytyi kolme kappaletta, joista kaksi on Facebookissa profiilikuvina ja yksi on täällä blogin kuvana. Löytyi myös linkki ammattikorkeakoulun aikaiseen opinnäytetyöhöni. Löytyi linkit Facebookiin, LinkedInin, Twitterin ja Instagramin sivuilleni, joista ei saanut kirjautumatta sisään juuri muuta kuin nimeni ja valokuvani. Olen jokaisessa sosiaalisen median palvelussa laittanut asetukset siten, että täytyy olla vähintään kirjautuneena palveluun, ennen kuin saa näkyviin enemmän tietoa minusta ja vielä enemmän tietoa saadakseen täytyy olla kaverini siellä. Kaverini minä saan onneksi valita itse. Tietoni löytyivät myös työpaikkani www-sivujen yhteystiedoista sekä oman yritykseni yhteystiedot, joihin sai Googlettamalla linkin. Muuta tietoa minusta ei onneksi Googlettamalla löytynyt eli minun ei onneksi tarvinnut tehdä tietojen poistopyyntöä Googlelle.
Minun tietoni näyttivät olevan oikein ja olen jo pitkään pyrkinyt vaikuttamaan siihen, mitä tietoja minusta verkosta löytyy. En jaa itsestäni ylimääräistä tietoa juuri ollenkaan, muuta kuin todella harvoin jonkin sosiaalisen median kanavan kautta ja silloinkin vain sellaista tietoa, jolla ei ole merkitystä, kuka sen lopulta näkee. Verkosta on vaikea poistaa tietoa, mutta ajan kanssa ne poistuvat lopulta itsestään tai voi tehdä poistopyynnön Googlelle. Tätä blogia kirjoittaessani minulle tuli juuri samaan aikaan puhelimeen Googlelta viesti tietosuojalaista ja sen muutoksesta.
On mielenkiintoista, miten helposti sitä muodostaa kuvan itsestään tai toisesta ihmisestä Googlen kautta löytyvien tietojen myötä, vaikka kaikki tiedot eivät välttämättä ole kuitenkaan totta. Itse olen pyrkinyt aina miettimään tietojen todenperäisyyttä ja olla muodostamatta ihmisestä kuvaa pelkän digitaalisen tiedon perusteella. On tärkeää kohdata ihminen kasvotusten ja vasta sen jälkeen arvioida digitaalisen tiedon luotettavuutta. Monilla ihmisillä kuitenkin tuntuu olevan se käsitys, että kaikki tieto, joka löytyy netistä on totta. Sehän ei ole niin ollenkaan. On aina oltava tarkkana tiedon lähteen kanssa ja arvioitava onko tieto luotettavasta lähteestä. Valokuvia voidaan manipuloida eri tavoin ja näin ollen myöskään todellisuus valokuvien osalta ei ole aina sitä, miltä valokuvasta katsottuna se näyttää.
Monet julkisuudessa olevat henkilöt pyrkivät mahdollisuuksien mukaan välttämään tietojensa antamista julkisuuteen, sillä niistä tehdään helposti vääriä johtopäätöksiä ja tietoja vääristellään, jopa valokuvia vääristellään ja saatetaan jakaa epäilyttävissä yhteyksissä tai palveluissa. Minustakin on tullut oman työni myötä yhä tarkempi jakamani tiedon suhteen.
Työyhteisön sosiaalisen median pelisäännöt
Tampereen kaupunki käyttää sosiaalista mediaa osana kaupungin viestintää ja keskeinen sanoma heidän ohjeistuksessa oli, että sosiaalisen median palvelut eivät korvaa virallisia viestintäkanavia vaan se on lisäkanava, jota voidaan hyödyntää monenlaisiin niin asiakkaan kuin virkailijan sekä työntekijöiden välisiin käyttötarkoituksiin tuottamaan asiakkaille lisäarvoa. Sosiaalisen median kautta asiakas esimerkiksi voidaan ohjata virallisen tiedon lähteille kuten kaupungin verkkosivuille. Organisaatioiden johto tekee linjaukset yksiköittäin sosiaalisen median palvelujen avaamisesta ja käytöstä. (Tampereen kaupunki 2018)
Tampereen kaupunki suosittelee johto- ja asiantuntijatehtävissä työskentelevien avaavan henkilökohtaisen asiantuntijaprofiilin yleisimmissä sosiaalisen median palveluissa kuten esim. Twitter tai Linkedln. Tällä profiililla voi osallistua yhteiskunnallisiin keskusteluihin tai jakaa asiantuntijuuttaan. Työntekijöiden sosiaalisen median käyttö on suositeltavaa, joka on tiedon seurannan, jakamisen ja verkostoitumisen väline. Työntekijää velvoittavat työlainsäädäntö ja henkilötietojen käsittelyyn liittyvä lainsäädäntö sosiaalisen median käytössä, mutta työtehtävää haittaava sosiaalisen median käyttö on kiellettyä ja esimies voi tarpeen mukaan puuttua ongelmatilanteisiin. Yksityisyyden suojaa on kunnioitettava ja vaitiolovelvollisuus työpaikan sekä asiakkaita koskevissa asioissa muistettava. Sosiaalisen median riskit on huomioitava, tunnistettavia riskejä seurattava ja hallittava, osana päivittäistä toimintaa. Toisten lähettämistä kommenteista ei kannata provosoitua vaan itse on hyvä pitää malttinsa. (Tampereen kaupunki 2018)
Sosiaalisen median ohjeistuksen laatiminen on monessa organisaatiossa johdon vastuulla, mutta on hyvä, jos sen laadintaan pääsevät myös työntekijät tai ainakin osa heistä mukaan. Silloin he tuntevat, että myös heitä on kuunneltu ja heidän mielipiteitään arvostettu.
Lähde: Tampereen kaupunki 2018. Viitattu 19.6.2018, https://www.tampere.fi/tiedostot/t/69i5KPHYy/Konsernimaarays_Tampereen_kaupungin_sosiaalisen_median_ohje_26.1.2017.pdf
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti